Żyjemy w świecie komunikacji opartej na technologii. E-maile, sms, messengery to najczęściej preferowane przez nas sposoby komunikacji. Jednak listy wciąż mają istotne zastosowanie i znaczenie w naszym społeczeństwie. Szczególnie dotyczy to listów utrzymanych w tonie formalnym pisanych do władz lub firm.
Nauczmy się właściwego formatu i języka listów formalnych po angielsku.
Formalny list to list napisany w formalnym i uroczystym języku, w określonym formacie. Listy takie pisane są w celach urzędowych do władz, wysokich urzędników, kolegów, seniorów itp., a nie do prywatnych kontaktów, przyjaciół czy rodziny. Przy sporządzaniu formalnych listów należy stosować się do szeregu konwencji i zasad. Podczas pisania listów oficjalnych należy zachować formalny ton. Oznacza to, że należy używać takich słów jak "please" i "kindly", ale unikać takich jak "thanks", "cool" czy "ok". W listach formalnych nie używamy rówież skróconych form, takich jak don't, haven't, itd. W pismach oficjalnych po angielsku bardzo często wykorzystuje się passive voice, czyli stronę bierną.
Adres nadawcy jest zazwyczaj umieszczony w prawym górnym rogu strony. Adres powinien być kompletny i dokładny na wypadek, gdyby odbiorca listu chciał skontaktować się z nadawcą w celu dalszej komunikacji.
Pod adresem nadawcy powinna znaleźć się data napisania listu. Data jest szczególnie istotna w listach formalnych, ponieważ często są one przechowywane w archiwum lub służą do dalszej korespondencji.
Po pozostawieniu wolnego miejsca drukujemy adres odbiorcy po lewej stronie strony. Upewnij się, że wpisujesz oficjalny tytuł/nazwę/pozycję itp. odbiorcy, jako pierwszy wiersz adresu. Jest to pierwsza różnica między listem formalnym i nieformalnym, jako że w nieoficjalnych pismach nie ma konieczności umieszczania adresu odbiorcy.
Tutaj witasz się z osobą, do której kierujesz swój list. Należy pamiętać, że jest to list formalny, więc powitanie musi być pełne szacunku i nie może być zbyt osobiste. Ogólne pozdrowienia używane w oficjalnych listach to "Sir" lub "Madam". Jeśli znasz nazwisko osoby, pozdrowienie może być również "Mr. XYZ" lub "Ms. ABC". Ale pamiętaj, że nie możesz zwracać się tylko po imieniu. To musi być pełne imię lub tylko nazwisko.
"Dear Sir/Madam"
"Dear Mr. ____."
"Dear Mr. Smith."
Po powitaniu przychodzi temat listu. W środkowej części wiersza należy wpisać "Temat", a następnie dwukropek. Następnie w jednym wierszu podsumowujemy cel napisania listu.
Główna treść listu, zazwyczaj podzielona na dwa, trzy akapity, w zależności od długości listu.
Cel listu powinien być jasno określony w samym pierwszym akapicie.
Ton treści powinien być formalny. Nie należy używać żadnego kwiecistego języka.
Inną kwestią, o której należy pamiętać jest to, że list powinien być zwięzły i do rzeczy.
Niezależnie od tematu listu. należy zawsze odnosić się z szacunkiem i kulturą, nawet jeśli dotyczy reklamacji czy jakiegoś poważnego problemu.
Na koniec, w podsumowaniu, należy powtórzyć w jednym zdaniu naszą prośbę i podziękować odbiorcy za rozpatrzenie jej.
Formalne pismo powinno zakończyć się jednym ze zwrotów:
Po tych zwrotach, zawsze występuje przecinek.
W amerykańskiej odmianie języka angielskiego najczęściej stosuje się wersję "Sincerely yours" lub "Sincerely".
Oba wyrażenia tłumaczone są na język polski jako: z poważaniem, Z serdecznymi pozdrowieniami
Poniżej piszemy wyraźnie swoje imię i nazwisko i podpisujemy się. W ten sposób odbiorca będzie wiedział, kto wysyła list, bez konieczności rozszyfrowywania podpisu
Comments
Podczas pisania oficjalnego
Podczas pisania oficjalnego listu należy pamiętać o następujących kwestiach:
List powinien zawsze zaczynać się od adresu nadawcy w lewym górnym rogu. Czasami adres jest również umieszczony po prawej stronie.
Po adresie nadawcy znajduje się data po lewej stronie lub po prawej stronie.
Następnie wpisuje się nazwę, tytuł i adres odbiorcy.
Następnym krokiem jest dołączenie odpowiedniego pozdrowienia, takiego jak Dear Sir.
Po powitaniu następuje temat, w którym należy krótko określić cel listu.
List powinien składać się z wprowadzenia, treści i konkluzji.
Na zakończenie listu należy umieścić odpowiednie uzupełnienie, takie jak: Yours faithfully, Yours sincerely czy Regards.